Organisasi Pentadbiran

CARTA ORGANISASI

Institut ini diterajui oleh seorang Rektor yang bertanggungjawab kepada Lembaga Pengelola dan Yayasan Islam Perlis. Rektor dibantu oleh seorang Timbalan Rektor dan Penolong Rektor (HEA) bertanggungjawab dalam pengurusan akademik dan Penolong Rektor (HEP) bertanggungjawab dalam pengurusan pelajar. Pengurusan pentadbiran dipertanggungjawabkan kepada Pendaftar dengan dibantu oleh tiga Penolong Pendaftar iaitu Penolong Pendaftar (Tadbiran), Penolong Pendaftar (HEA) dan Penolong Pendaftar (HEP). Hal Ehwal Kewangan diuruskan oleh Bendahari dibantu oleh Penolong Bendahari. Perpustakaan adalah dibawah urusan Pustakawan dan dibantu oleh Pembantu Perpustakaan.

CARTA PENTADBIRAN

Carta pentadbiran merupakan kerangka sistem yang menerangkan tentang sistem, proses, prosedur dan aliran kerja yang diamalkan di IPTIPs. Badan tertinggi yang terdapat dalam carta ini ialah Majlis Pentadbiran Dalaman(MPD) yang merupakan badan Induk yang membuat dasar dan perancangan IPTIPs untuk dilaksanakan oleh Jawatankuasa dan badan-badan lain di IPTIPs. Badan-badan dan Jawatankuasa lain di bawah MPD antaranya ialah Jawatankuasa Pentadbiran, Jawatan Kuasa Akademik, Jawatankuasa HEP, Jawatankuasa Sistem Maklumat dan sebagainya. Setiap Jawatankuasa ini diketuai oleh seseorang pegawai kanan Institut ini, sebagai contoh, Jawatankuasa HEP diketuai oleh Penolong Rektor (HEP) Hal Ehwal Pelajar. Kesimpulannya, segala urusan dan aliran kerja di IPTIPs dapat difahami melalui carta pentadbiran.

Lembaga Pengelola

Lembaga Pengelola  adalah suatu badan tertinggi yang menetapkan polisi dan dasar-dasar Institut. Lembaga ini berfungsi dua hala; membuat dasar dan pelan pentadbiran untuk digunapakai oleh institut, juga badan yang memperakui cadangan-cadangan dan perubahan-perubahan semasa yang dikemukakan oleh institut mengikut maklumat-maklumat dan data-data terkini. Lembaga ini dipengerusikan oleh Menteri Besar Perlis dan dianggotai oleh ahli akademik, profesional dan ahli korporat. Setiausahanya ialah Rektor Institut ini.


Majlis Pentadbiran Dalaman

Institut ini ditadbir secara syura (musyawarah). MPD adalah badan induk sumber keputusan. MPP adalah plaform perbincangan dan keputusannya dibuat secara telus dan semangat kekitaan. Inilah intipati corak pentadbiran institut.. MPD ini dipengerusikan oleh Rektor dan dianggotai oleh Timbalan Rektor, Pendaftar, Penolong Rektor (HEA), Penolong Rektor (HEP), Penolong Pendaftar (Tadbiran), Penolong Pendaftar (HEA) dan Bendahari. Walau bagaimanapun dari segi hal ehwal akademik, peperiksaan, kurikulum dan segala perkara yang berkaitan dengannya diputuskan oleh Lembaga Akademik.


Lembaga Akademik

Lembaga Akademik bertanggungjawab dalam perkara-perkara dasar berkaitan dengan hal ehwal akademik institut. Ahlinya terdiri daripada Rektor sebagai pengerusi, Timbalan Rektor, Penolong Rektor HEA, Penolong Rektor HEP, Pendaftar dan Dekan.


Lembaga Disiplin

Lembaga Disiplin bertanggungjawab menyelesaikan masalah dan kes-kes yang berkaitan disiplin staf dan pelajar institut. Lembaga ini dipengerusikan oleh Rektor dan dianggotai oleh Timbalan Rektor, Pendaftar, Penolong Rektor HEP dan Penolong Rektor HEA. Lembaga ini tertakluk kepada  Undang-Undang Malaysia, Akta Institusi Pendidikan Tinggi Swasta 1996 (Akta 555) dan Akta Universiti dan Kolej Universiti (Akta 1971).


JawatanKuasa Akademik

Diketuai oleh Penolong Rektor Hal Ehwal Akademik yang bertanggungjawab terhadap pengurusan Hal Ehwal Akademik keseluruhannya seperti penggubalan, kajian semula serta penambahbaikan kurikulum, penyediaan bahan-bahan pengajaran, agihan tugasan pensyarah, penjadualan akademik, keputusan peperiksaan dan sebagainya. Penolong Rektor Hal Ehwal Akademik dibantu oleh Dekan, Ketua-Ketua Jabatan dan Penolong Pendaftar Hal Ehwal Akademik yang bertindak sebagai setiausaha.


Unit Peperiksaan

Unit Peperiksaan adalah satu unit yang bertanggungjawab ke atas urusan peperiksaan bermula daripada mencetak kertas soalan, menjalankan peperiksaan hingga menyediakan keputusan peperiksaan. Seorang ketua dilantik untuk mengetuai unit ini dan dibantu oleh 3 orang ahli.


Jawatankuasa Pentadbiran

Jawatankuasa ini diketuai oleh Pendaftar dan dianggotai oleh Penolong Pendaftar (Tadbiran), Penolong Pendaftar (Akademik) dan Penolong Pendaftar (HEP). Fungsi utama J/Kuasa Pentadbiran ialah bertanggungjawab terhadap hal-hal yang berkaitan pengurusan dan perjalanan harian IPTIPs dalam urusan hal ehwal pelajar dan akademik, perbelanjaan dan pemerolehan, penyelenggaraan premis, sumber manusia, perhubungan luar dan sebagainya yang berkaitan.


JawatanKuasa HEP

Diketuai oleh Penolong Rektor Hal Ehwal Pelajar yang bertanggungjawab terhadap pengurusan hal ehwal pelajar secara keseluruhan seperti kebajikan pelajar, penempatan dan kemudahan tempat tinggal, khidmat bantuan pelajar, khidmat nasihat akademik dan khidmat bimbingan serta kaunseling pelajar. Jawatankuasa ini juga menyediakan soal selidik didalam pelaksanaan kurikulum. Penolong Rektor Hal Ehwal Pelajar dibantu oleh Penolong Pendaftar Hal Ehwal Pelajar dan Ahli Jawatankuasa Unit Kawalan Asrama bagi tugas- tugas berkaitan penempatan dan sebagainya.


Jawatankuasa Kewangan

Jawatankuasa ini diketuai oleh Rektor dan dianggotai oleh Timbalan Rektor, Bahagian Pentadbiran, Hal Ehwal Akademik dan Hal Ehwal Pelajar. Jawatankuasa ini bertanggungjawab untuk meluluskan anggaran belanjawan tahunan termasuklah perbelanjaan tambahan IPTIPs sebelum dibawa untuk kelulusan Pihak Berkuasa Yayasan Islam Perlis. Jawatankuasa ini juga bertanggungjawab untuk merancang dan memantau perbelanjaan dan pendapatan IPTIPs serta berhak untuk meminta laporan kewangan dibentangkan jika diperlukan.


Jawatankuasa Sistem Maklumat

Jawatankuasa ini diketuai oleh Rektor dan dianggotai oleh Bahagian Pentadbiran, Hal Ehwal Akademik, Hal Ehwal Pelajar, Bahagian Perpustakaan dan Pensyarah Teknologi Maklumat. Bahagian ini bertanggungjawab segala sistem berkomputeran di IPTIPs seperti membuat, menyelengaraan, membina web site, sistem perpustakaan, sistem pendaftaran pelajar dan sebagainya.


Jawatankuasa Pembangunan dan Penyelenggaraan

Jawatankuasa ini ialah sebuah Jawatankuasa yang melibatkan pembangunan & fizikal di IPTIPs. J/Kuasa ini diketuai oleh Penolong Pendaftar(HEA). Fungsi utama Jawatankuasa ini ialah memantau setiap bangunan dan membuat laporan kerosakan kepada pihak pentadbiran jika ada kerosakan serta merangka cadangan baru untuk pertumbuhan dan perkembangan kawasan IPTIPs.


Pengurusan Staf Sokongan

Pengurusan dan pentadbiran Institut dilaksanakan oleh dua kategori kakitangan iaitu bukan akademik dan akademik. Staf bukan akademik terdiri daripada Rektor, Pendaftar, Penolong Pegawai Tadbir(Penolong Pendaftar Tadbiran). Pembantu Tadbir, Penolong Bendahari, Pembantu Perpustakaan, Pemandu, dan Pekerja Am Rendah. Bagi kakitangan akademik , selain megajar mereka juga memjalankan tugas-tugas pentadbiran. Mereka terdiri daripada Timbalan Rektor, Penolong Rektor (HEA), Penolong Rektor (HEP), Penolong Pendaftar(HEA) dan Penolong Pendaftar (HEP).

 

No Staf Bil Tugasan
1 Rektor 1 Menjalankan pengurusan Institut secara menyeluruh di dalam semua aspek, seperti pengoperasian, kewangan, program pengajian, hubungan luar, perancangan, polisi, perjawatan dan sebagainya.
2 Pendaftar 1 Memastikan pengoperasian harian Institut berjalan lancar disamping meneliti segala perancangan, polisi dan dasar dapat di laksanakan.
3 Bendahari 1 Menguruskan hal-hal kewangan Institut termasuk meluluskan perbelanjaan dan penyata kewangan dan bajet.
4 Pustakawan 1 Mengetuai pengurusan,  pentadbiran dan pengoperasian perpustakaan. Disamping itu, beliau menyelia dan membuat perancangan pembangunan perpustakaan, khususnya dari segi pengelolalan koleksi, sistem sirkulasi dan sumber.
5 Penolong Pegawai Tadbir 1 Menjalankan pentadbiran harian Institut di dalam semua aspek meliputi kerja-kerja perkeranian, pengurusan fail, kakitangan dan pelajar serta hal-hal yang berkaitan dengan pengoperasian Institut.
6 Penolong Bendahari 1 Membantu Bendahari dalam hal-hal kewangan Institut, mengendalikan kutipan yuran, menyediakan dokumen-dokumen pembayaran.
7 Pembantu Tadbir (Kewangan) 1 Mengurus dan mengendalikan hal-hal kewangan harian IPTIPs seperti yuran, perbelanjaan pengurusan dan penyelenggaraan Institut dan perbelanjaan runcit.
8 Pembantu Perpustakaan 1 Menyediakan dan menyelenggara perpustakaan, menguruskan pinjaman dan pemulangan buku serta menyusun dan mengemas perpustakaan.
9 Pemandu 1 Mengendalikan urusan pengangkutan untuk kakitangan dan pelajar untuk tugasan rasmi, menjaga dan menyelenggara kenderaaan.
10 Pekerja Am 3 Menguruskan dan mengendalikan kemudahan–kemudahan fizikal institut, menyelenggaraan bangunan dan segala aspek kawasan supaya bersih dan ceria.


Sistem Kawalan Kualiti Pengendalian Kursus Pengajian

i. Proses kawalan jaminan kualiti akademik peringkat dalaman
Proses pembentukan kurikulum, penawaran pengajian, kajian semula kurikulum adalah dibawah perhatian dan kawalan Lembaga Akademik yang bertindak sebagai badan kualiti akademik yang dibantu oleh jawatankuasa-jawatankuasa kecil untuk menjalankan fungsi-fungsi berikut:

  1. Menggubal kursus pengajian
  2. Melaksanakan pengajian secara berkala
  3. Menyelaras dan memantau proses pembinaan bahan pengajian dan penilaian.
  4. Menyelaras dan memantau proses kajian semula bahan pengajian dan penilaian bagi tujuan penambahbaikan.
  5. Melaksana proses penilaian aktiviti pengajian.

ii. Proses kawalan jaminan kualiti akademik peringkat luaran
Lembaga Akademik juga telah mewujudkan beberapa saluran bagi mendapatkan pandangan pihak luar tentang pengedalian kursus pengajian di antaranya:

  1. Menjalinkan kerjasama dengan IPT terkemuka bagi mendapatkan kemudahan perlaksanaan proses validasi oleh IPT terbabit.
  2. Menjemput pakar akademik untuk mendapatkan pandangan mengenai kurikulum yang dijalankan.
  3. Melantik pemeriksa luar untuk menyemak mutu peperiksaan yang dijalankan. 

iii. Proses kawalan jaminan kualiti pengurusan dan pentadbiran.

Institut ini adalah pembekal yang menyediakan perkhidmatan untuk pelanggannya. Perkhidmatan yang diberikan itu merupakan perkhidmatan yang berkualiti dan memenuhi kehendak pelanggan. Bagi mencapai hasrat ini, pihak pengurusan sentiasa mengambil langkah-langkah menyediakan asas-asas bagi membentuk sistem pengurusan dan perkhidmatan berkualiti. Sistem pengurusan dan pentadbiran Institut ini berpaksikan carta organisasi, carta pentadbiran dan jawatankuasa-jawatankuasa.

Carta organisasi menjelaskan ‘line of command’, tanggungjawab dan bidang kuasa seseorang penjawat di Institut ini. Carta pentadbiran pula berfungsi sama seperti carta organisasi di IPTIPs.  Tetapi setiap satu mewakili sebuah badan atau sub organisasi di IPTIPs. Sistem Jawatankuasa melambang sesebuah portfolio (mengikut system kabinet). Sebagai contoh, Jawatankuasa Pembangunan Fizikal dan Penyelenggaraan berfungsi dalam hal-hal yang berkaitan pembangunan dan menyelenggaraan keadaan dan kemudahan fizikal premis IPTIPs.

Elemen-elemen yang menjadi perkara asas dalam sistem kualiti ditambah dan ditingkatkan melalui mesyuarat-mesyuarat yang diadakan. Bagi meneruskan budaya kerja yang berkualiti, elemen-elemen TQM dan ISO diperkenalkan secara tidak sedari. Matlamat terakhir sistem pengurusan dan pentadbiran IPTIPs ialah mencapai Malaysian Standard of International Organisation for Standardisation (MS ISO).